כיצד לעבור מפיילוט RPA מוצלח למפעל אוטומציה בארגון?

בשנים האחרונות אנו עדים להתפתחות מרשימה של צורך וערך מוסף בשילובם של רובוטים בארגונים, על בסיס טכנולוגיית RPA (ר"ת Robotic Process Automation), כתשתית חליפית לפעולות פשוטות ומחזוריות של האדם. הכלים והפתרונות הקיימים בעולם כבר לא נופלים תחת הקטגוריה של חדשנות, ומספקים פתרונות בוגרים ומוכנים ליישום בארגונים. למרות התפתחות מרשימה זו של הכלים ופוטנציאל להחזר השקעה גבוה מאוד ביישומם, טרם ראינו יישום מסיבי של כלים אלה בחברות בישראל ולמעשה, מרבית החברות שהחליטו להטמיע את הטכנולוגיה לא הצליחו ליישם יותר ממספר בודד של רובוטים לתהליכים בודדים.

יש מספר נושאים מרכזיים שעל חברות לתת עליהם את הדעת לאחר פיילוט רובוטי מוצלח, לצורך המשך יישום נרחב בארגון:

אסטרטגיה וחזון עסקי-טכנולוגי – יצירת חזון עסקי-טכנולוגי, שמגדיר בצורה ברורה כיצד RPA משתלב באסטרטגיה של הארגון, הינה הנושא הראשון. לעתים תכופות אנחנו רואים שחברות מנסות לעבור משלב הפיילוט ליישום בנפח גבוה, ללא אמירה ברורה מהנהלת החברה. הדבר יוצר מצב בו צוותים ועובדים האמונים על הטמעת ה-RPA תרים אחר "לקוחות" בארגון שיטמיעו את הטכנולוגיה, ועסוקים בשכנוע ובחקירה שלו, במקום מצב הפוך, שבו מנהלים בארגון ידרשו יישום אוטומציה בחטיבה או המחלקה שאותה הם מנהלים. אסטרטגיה ארגונית הכוללת בתוכה אוטומציה של תהליכים תיתן מענה לאתגר זה.

אבנר גייפמן, מוביל תחום ה-RPA בקבוצת הייעוץ הטכנולוגי של ארנסט אנד יאנג ישראל. צילום: ניב קנטור

ניהול מחזור חיי התהליך – דבר נוסף שמקשה על ארגונים להגיע לנפח גבוה של תהליכים מיושמים נעוץ בהעדר הקצאה של משאבים מספקים לאורך מחזור חיי התהליך. מחזור חיים מלא של תהליך לא כולל אך ורק אפיון, פיתוח, בדיקות ועלייה לאוויר. הוא מתחיל בשלב זיהוי התהליך, בניית מצבור של תהליכים, ביצוע בדיקת היתכנות ותעדוף. ארגונים רבים לא מצליחים ליישם מספר רב של תהליכים, כיוון שאין להם מספיק תהליכים שעברו את שלב התעדוף. כיום, מרבית המשאבים מוקצים לשלב הפיתוח. יחד עם זאת, על ארגונים להקצות יותר משאבים לשלבים הראשונים במחזור חיי התהליך, על מנת לבנות מצבור מתועדף של תהליכים שניתן יהיה להכניסם לשלב הפיתוח.

דבר נוסף שדורש משאבים הינו תמיכה ותחזוקה. ככל שמיושמים יותר רובוטים שחוסכים משאבים ביחידות העסקיות, כך נדרשים יותר משאבים לתחזוקם ולתפעולם, וארגונים יהיו חייבים לבנות יכולות תמיכה שיאפשרו זמינות מקסימלית.

מחזור חיי תהליך הטמעה של תהליכים רובוטיים-אוטומטיים. מקור: ארנסט אנד יאנג

בניית מרכז מצוינות של RPA – מרכיב משמעותי נוסף ביכולת ליישם ולתחזק מספר רב של תהליכים בסביבת ייצור טמון בבניית מרכז מצוינות בעל תפקידים נכונים. חברות רבות עדיין מנסות להמשיך ולהטמיע תהליכים נוספים, ללא מבנה ארגוני נכון שיתמוך בכך. יש להתחיל במינוי מנהל במשרה מלאה לתחום ה-RPA, שיתמקד רק בהטמעת רובוטים בארגון. בנוסף, יש להגדיר עוד גורם, שיהיה אחראי על מתודולוגיית הפיתוח והארכיטקטורה של הרובוטים. בארגונים שבהם קיים סמנכ"ל טכנולוגיות, חלק זה יתבצע על ידו.

קיימת חשיבות הולכת וגוברת לסטנדרטיזציה של הפיתוח ובניית ארכיטקטורה, ככל שמספר הרובוטים בארגון גדל. אלה יאפשרו שכפול ותחזוקה של הרובוטים בצורה פשוטה ויעילה. נוסף על כך, יש לבנות תמהיל נכון של מפתחים בין משאבים פנימיים ובין משאבים חיצוניים, ולהגדיר אחריות ברורה על התפעול השוטף של הרובוטים והתחזוקה לאחר המעבר לסביבת הייצור.

לסיכום, ארגונים בישראל שהטמיעו טכנולוגיית RPA בשנתיים האחרונות הצליחו להתגבר על האתגרים הטכנולוגיים וכיום, כמעט לכל ארגון גדול בישראל יש לפחות תהליך אחד שעובד בסביבת ייצור בצורה טובה. מעניין יהיה לראות אם כעת, יצליחו חברות להתגבר על האתגרים הארגוניים ולממש את ההבטחה בטכנולוגיה, כך שבעתיד נראה ארגונים שבהם עובדים רובוטים לצד עובדים אנושיים באופן טבעי.

הכותב הינו מוביל תחום ה-RPA בקבוצת הייעוץ הטכנולוגי של ארנסט אנד יאנג ישראל. הוא מסייע ללקוחות באימוץ טכנולוגיות חדשניות שיובילו ליישום תכנית של טרנספורמציה עסקית וטכנולוגית, ומאיץ מימוש של מצוינות תפעולית בארגונים.