חמישה טיפים לניהול עובדים מרחוק

כמה זמן עוד נסבול את וירוס הקורונה ומתי נחזור למה שהכרנו עד תחילת 2020? לא ברור. בעידן של סגרים או ריחוק חברתי, כאשר חברות רבות הודיעו לעובדיהם להמשיך לעבוד מן הבית לפחות עד סוף השנה ואף מעבר לכך, ארגונים ולקוחותיהם תלויים בטכנולוגיה על מנת שתאפשר לעבוד מרחוק, רצוי ביעילות דומה למודל העבודה מן המשרד.

טכנולוגיות כגון כלי גישה מאובטחים לרשת הארגונית, תקשורת אחודה (UC) לניהול התקשורת הארגונית גם מרחוק ותוכנות לשיחות קוליות ווידיאו, הפכו לכלים פופולריים מאוד.

יש כמה סיבות לכך שארגונים מבקשים מעובדיהם לעבוד מרחוק, ולא רק מן הסיבות הבריאותיות. בין הסיבות הללו ניתן לציין את הגמישות של ארגונים למצוא עובדים טובים עם מוטיבציה גבוהה, לאו דווקא במקומות הקרובים למשרדי החברה, אפשרות להגיע לעובדים נוספים באזורים שבהם יש מחסור בעובדים והורדת תקורות, כגון נסיעות, טיסות, הוצאות חניה, כיבוד וכדומה. החלק הארי של העובדים ישמח גם כן להמשיך את העבודה מרחוק, שמאפשרת להם להתרכז יותר ללא שיחות מסדרון ולחסוך זמן רב בפקקים בדרך למשרד ולפגישות.

חיבור בין אנשים, תהליכים ומדיניות

על מנת לנהל ביעילות ובחוכמה עובדים מרוחקים צריך לחשוב על החיבור בין אנשים, מדיניות ותהליכים. חמשת הטיפים הבאים לניהול עובדים מרחוק, הנובעים מניסיון רב שנצבר בחברת אוויה בקרב חברות שאימצו את מודל העבודה מרחוק, יכולים לסייע בהפעלת מערך עבודה מרחוק עם עובדים מרוצים, לקוחות, שותפים וגם מנהלים.

כתיבת המדיניות ותהליכי העבודה מרחוק – מדיניות כתובה חשובה מאוד בניהול עובדים מרחוק, והיא צריכה לכלול כללים ברורים ואחידים. במסגרת המדיניות חשוב להבהיר לעובדים שכל הכללים בחברה שהיו בטרם העבודה מרחוק תקפים גם כעת, עם גמישות מסוימת בשעות העבודה. על המנהל לעבור עם כל עובד על הכללים על מנת להסכים עליהם יחד. יש להתמקד בשיחות עם העובדים על האחריות במסגרת התפקיד, מטרות ארגוניות ומחלקתיות, סטנדרטים בשירות לקוחות וביצועי מטרה. המעבר של עובדים לעבודה מן הבית מחייב גם כללים ומדיניות ברורה בנושא שמירה על מידע רגיש של הארגון או לקוחותיו.

בחירה והדרכה של האנשים הנכונים לתפקיד – צוות העובדים בנוי ככל האפשר מאנשים נפלאים, אך ייתכן שאינם מתאימים אישיותית ואינם רגילים לעבודה מרחוק, קשה להם להתנהל ללא צוות או מנהל לידם, או שהם לא אוהבים את העבודה מן הבית. הדרכה נכונה, כולל טיפים של ניהול זמן ונטרול הפרעות סביבתיות יכול לשפר משמעותית את הנצילות של העבודה מהבית. כאשר קולטים עובדים חדשים, חשוב מאוד לעשות בדיקות התאמה נוספות על אלו שערכנו בעבר, על מנת להבין אם עובדים אלו יוכלו לעבוד מרחוק, בין אם במשימות יחידניות ובין אם במשימות צוותיות.

ציידו את העובדים המרוחקים בחומרה ותוכנה מתאימים – חשוב להבטיח, כי לעובד המרוחק יש קו אינטרנט מהיר דיו על מנת לקיים שיחות וידיאו באיכות גבוהה, לגשת למערכות המידע מרחוק ולעבוד עם תוכנות שיתופיות. רצוי שיהיה זה קו נפרד יציב ומהיר, שאינו מתנגש עם הקו של הבית (נסו לנהל שיחת וידיאו כאשר הילד בדיוק מוריד סרטוני וידיאו…). במקביל, עובדים מרחוק זקוקים למחשב איכותי, למכשיר טלפון קווי של המשרד, רצוי טלפון VoIP שהוא זול בהשוואה לטלפון רגיל, וגם מאפשר להעביר את מספר הטלפון של כל שלוחה משרדית בקלות אל הטלפון בבית העובד. כמו כן, חשוב לדאוג לאוזניות איכותיות ולמיקרופון עם ביטול רעשי רקע. העובדים מרחוק זקוקים לגישה מאובטחת (באמצעות VPN או VDI) ליישומים הארגוניים. לבסוף, חשוב לספק לעובדים הסברים ברורים איך להתחבר לרשת הארגונית וכן תמיכה זמינה.

סביבת עבודה נוחה –במסגרת המדיניות הכתובה חשוב להפוך את סביבת העבודה לנוחה. הארגון יכול גם לסייע ברכישת ציוד, כגון כיסא משרדי נוח, מסך מחשב, עכבר ומקלדת. לעובדים שאין ברשותם מקום מתאים לעבודה מן הבית, או שלא יכולים להתרכז בסביבת העבודה הביתית, כדאי למצוא פתרונות דוגמת גישה למשרדים שיתופיים, בית קפה או רעיון יצירתי אחר. סביבת עבודה נוחה ושקטה יכולה להעצים מאוד את הפוריות והאפקטיביות בעבודה.

לנהל ולנטר – עובדים מרחוק צריכים להיות יעילים לפחות כמו שהם במשרד.  המנהלים צריכים להיות בטוחים, כי העובדים בבית זמינים ועובדים. עובדים צריכים להיכלל בפגישות צוות ובאירועי חברה או לקוחות, כך שיוכלו להישאר מחוברים חברתית ומחוברים לתרבות הארגונית. חשוב מאוד להכשיר, לעדכן וללמד כל העת את העובדים המרוחקים ולתגמל עבור ביצועים טובים. אם מנהלים מוקד שירות לקוחות, לדוגמה, עם נציגים מרוחקים, יישום של פתרון ניהול מוקד שירות המיושם כהלכה מאפשר לנציגים לפעול כאילו הם במשרדים ולמנהלים – למדוד ולבדוק ביצועים בזמן אמת.

הכותב הוא מנכ"ל אוויה ישראל.