"ארגונים גדולים צריכים להיפרד מהאקסל ככלי לניהול פרויקטים"

"אחד האתגרים המרכזיים בתקופת הקורונה היה שינוי סדרי עדיפויות במהירות, שינוי הקצאות משאבים, ותגובה יעילה לשינויים. ניתן לחלק את הארגונים לשניים – האחד, ארגונים שעבדו בצורה מסודרת עם מערכת PPM, מערכת שנתנה להם את היכולת לתכנן ולנהל את התהליכים בצורה הדוקה, קלה ופשוטה; השני, ארגונים שלא עבדו בצורה מסודרת עם מערכת PPM, היו חסרים תמונת עולם מקיפה של המתרחש אצלם, וזמני התגובה אצלם היו איטיים", כך אמרה רעם הנדלר, מומחית PPM ומנהלת פרויקטים בתחום בחברת פרוסיד (Proceed), בראיון עימה על פוסט קורונה וניהול פרויקטים.

מהי מערכת PPM ולמי היא מתאימה?
"תחום מערכות ה-PPM (ר"ת Project & Portfolio Management) מיועד לארגונים המנהלים כמות גדולה של פרויקטים, הנדרשים לתכלל את הפעילויות שלהם בתוך מערכת אחת. התמונה הכוללת של הפרויקטים בארגון מאפשרת לו לתכנן טוב יותר את הפרויקטים המתבצעים אצלו, ולהגיב טוב יותר לשינויים, דוגמת אלו שהביאה הקורונה. נוצרת אמת ארגונית אחת הנוגעת לניהול כלל הפרויקטים בארגון, ונוצר חיבור הלכה למעשה של כל דרגי הניהול בארגון – החל ממנהלי הפרויקטים, דרך מנהלי הביניים, ועד להנהלה הבכירה והדירקטוריון. המערכת מתאימה לניהול של פעילויות IT, שיווק, כספים, תשתיות, תפעול, ניהול נכסים ועוד, והניסיון שלנו מלמד על האפקטיביות של מערכת כזו בארגונים המנהלים החל מכמה עשרות פרויקטים מדי שנה, ועד ארגוני ענק המנהלים עשרות אלפי פרויקטים".

מה הלקח המרכזי מתקופת הקורונה הנוגע לתחום ניהול הפרויקטים?
"לקח אחד נוגע למעבר למודל עבודה מהבית. ביום אחד אין יותר עבודה משותפת, אין יותר שיחות מסדרון, אין יותר פגישות סטטוס בחדר הישיבות, אבל כן יש צורך לנהל את האופרציה, להקצות משימות, ולוודא שהן מתבצעות. היכולת לעדכן ולהתעדכן תוך כדי עבודה במשרד חיפתה פעמים רבות על היעדר מערכת לניהול פרויקטים, אך ברגע שעובדים עברו לעבוד מהבית, חסרה הייתה מערכת אחת בה משתקפת הפעילות בארגון. כל הנושא של ניהול לו"ז-תכולות-משאבים נדרש להשתדרג בתקופת הקורונה, וארגונים מצאו שהאקסלים הישנים בהם ניהלו פרויקטים כבר אינם טובים מספיק, ושנדרש להיפרד מהם לטובת מערכת מקצועית יותר".

מה היתרונות של המערכת עבור המנמ"ר בניהול גוף הטכנולוגיה הארגוני?
"גופי ה-IT במגזר הארגוני מנוהלים על פי רוב בצורה פרויקטלית, ומערכת PPM יכולה לספק למנמ"ר תמונת עולם מקיפה וכוללת של הפעילויות המתרחשות תחת אחריותו. בפרט בתקופת הקורונה, כאשר נוספו פרויקטים חדשים להתמודדות עם אתגרי המגיפה, מערכת PPM נתנה למנמ"ר את הכלים לניהול פרויקטים ולבצע הסטה של משאבים בצורה פשוטה וקלה, בדומה לפאזל. הפידבקים מהשטח מראים כי מנמ"ר שחווה את העבודה בזמן הקורונה עם מערכת PPM – לא יוותר עליה גם בעידן הפוסט קורונה".

מי הספקית המומלצת על ידיכם לתחום, ואילו יתרונות מביאה פרוסיד?
"פרוסיד בחרה לעבוד עם פלטפורמת PPM מבית ברודקום (Broadcom) – פלטפורמה מרכזית לניהול פורטפוליו ופרויקטים. פלטפורמה זו מובילה בדירוגי חברות המחקר דוגמת גרטנר (Gartner), והיא מאפשרת ראייה פרויקטלית כוללת, ניהול רוחבי וחוצה ארגוני. המערכת מציעה בין השאר ביצוע סימולציות לבחינת השפעות של שינויים במשימות ומשאבים, ומספקת תמונת מצב אמיתית על הנעשה בפורטפוליו הפרויקטים.

יתרה מכך, פרוסיד עצמה הינה חברת אינטגרציה המסייעת לשיפור תהליכים במערכות טכנולוגיות מורכבות. אנו מפעילים צוותי פיתוח ויישום ייעודיים לתחום ה-PPM, המנוסים מסוגם בישראל, אשר מאפשרים התאמה של מוצר המדף לצרכיו הספציפיים של הארגון, וביצוע של אינטגרציה עם מערכות תוכן ותפעול נוספות – דוגמת SAP, ג'ירה, Azure Devops, TFS, ועוד".